Sunnhetsutvalget
Retningslinjer for avdelinger

 

Retningslinjer for NMHKs avdelinger

Revidert og vedtatt 27.4.08

 Navn.
Avdelingens navn er Norsk Miniatyrhund Klubb avdeling …………………………….
Avdelingens stiftelsesdato er ………………………

Formål.
Avdelingens formål er innenfor de rammer som er gitt i lover og retningslinjer for Norsk Miniatyrhund Klubb, og skal arbeide for medlemmer i sitt distrikt.

Disse formål søkes fremmet ved:

-          at avdelingen sørger for at avdelingens medlemmer får kjennskap til lover og regler om hundehold

-          at avdelingen legger opp til aktivitetstilbud for flest mulig av medlemmene

-          å arrangere godkjente utstillinger og aktiviteter

Medlemskap.
Alle medlemmer som har betalt kontingent til NMHK, har dersom de ønsker det, rettigheter i den lokale avdeling i det distriktet der de bor.

Avdelingens organer.
           Avdelingens organer er:
-          årsmøte
-          ekstraordinært årsmøte
-          styre
-          valgkomite
-          revisorer
-          komiteer

Årsmøte.
Ordinært årsmøte avholdes i tidsrommet 20. – 30. januar.
Innkallingen skal inneholde full dagsorden og kunngjøres med minst 14 dagers varsel gjennom klubbens informasjonskanaler.
Forslag som skal behandles på årsmøte, må være poststemplet senest 31.12
Møte og stemmerett på årsmøtet har alle medlemmer av avdelingen som har betalt kontingent til NMHK for det året årsmøtet avholdes.

Årsmøtet behandler.
- valg av dirigent, 2 referenter og 2 til å undertegne protokoll samt tellekorps.
- årsberetning
- revidert regnskap
- budsjett
- styrets planer for drift og aktivitet
- andre saker som står oppført på dagsorden
- valg av styre
- valg av valgkomite med varamedlem
- valg av revisor med vararevisor
- valg av delegater til NKK regionens årsmøte
- saker til GF tilsendt fra hovedstyret 

 

Det kan kun fattes vedtak i de saker som er oppsatt på dagsorden, dog kan det i årsmøtet framsettes alternative forslag i de saker som er oppført til behandling. Dette gjelder dog ikke forslag til kandidater til personvalg. Forslag til kandidater ved valgene sendes valgkommiteen poststemplet senest 14 dager før årsmøtet.

Avstemninger skal foregå ved håndsopprekning, men dersom det er flere kandidater til ett verv eller minst en i salen forlanger det, skal det stemmes skriftlig.
Ved stemmelikhet foretas omvalg.

Ekstraordinært årsmøte.

Ekstraordinært årsmøte avholdes hvis styret, hovedstyret eller minst 10 % av medlemmene i avdelingen forlanger det.
Møtet innkalles med minst 14 dagers varsel sammen med angivelse av de saker som skal behandles. Kun de oppgitte saker eller forslag kan behandles.
For møte- og stemmerett gjelder samme regler som for ordinært årsmøte.

Styret.

Styret består av leder, 4 styremedlemmer og 2 varamedlemmer som velges av årsmøtet. Leder velges ved særskilt valg for 1 år av gangen, og kan gjenvelges. Styremedlemmer og varamedlemmer velges for 2 år ad gangen, og kan gjenvelges, dog slik at 2 av styremedlemmene og 1 varamedlem er på valg hvert år.
Styret konstituerer seg selv og velger nestleder, sekretær og kasserer blant styremedlemmene.
Styret er beslutningsdyktig når leder eller nestleder og minst 3 av styremedlemmene for øvrig er til stede. Ved avgjørelse av spørsmål om beslutningsdyktighet teller leder og møtende varamedlemmer som medlemmer av styret. Styret sammenkalles når lederen bestemmer det eller når minst 2 av styremedlemmene krever det.
Det føres protokoll over styremøtene, alle saker skal behandles konfidensielt.
Samtlige medlemmer i et styre skal undertegne taushetserklæring etter hvert årsmøte, og kopi sendes HS. Hovedstyret vil måtte holde tilbake all informasjon inntil taushetserklæringer er returnert i underskrevet stand av alle i styret. På første styremøte etter valg skal klubbens lover og retningslinjer gjennomgås.
Valgte styremedlemmer oppfordres til å gjennomføre NKKs organisasjonskurs.

Styret skal på avdelingsplan:

-          Være styringsorgan for Norsk Miniatyrhund Klubb avdeling ……………….... i samsvar med NMHKs lover
     og retningslinjer.

-          Ha ansvar for organisatoriske og administrative saker.

-          Ha ansvar for koordinering av avdelingens ulike aktiviteter.

-          Forvalte avdelingens midler.

-          Oppnevne komiteer og utvalg.

-          Sørge for drift av avd. webside på NMHKs server i henhold til retningslinjer for web-sider.

Offisielle utstillinger må søkes om via NMHKs styre. Openshow/valpeshow må varsles HS minimum 3 mnd før avholdelse.
Alle aktiviteter skal bekjentgjøres i god tid i Mini-Nytt og på klubbens web.side.

Regnskap og revisjon.
Årsmøtet velger hvert år revisor med vararevisor til å revidere avdelingens årsregnskap, og avgi innstilling til årsmøtet.

Valgkomite.
Avdelingen skal ha en valgkomite som skal bestå av tre medlemmer og et varamedlem valgt av årsmøtet og denne skal jobbe etter retningslinjer for valgkomiteen

Forholdet til Norsk Miniatyrhund Klubb.
Retningslinjer for avdelinger er bygget på NMHKs lover. I den utstrekning spørsmål ikke er løst i disse retningslinjer, kommer klubbens lover til anvendelse.

Avdelingen er ansvarlig til å holde styret i NMHK løpende orientert om avdelingens virksomhet. Herunder skal avdelingen senest innen 15. februar hvert år sende en kopi av årsberetning, regnskap, budsjett og referat fra årsmøtet til NMHK.
Likeledes skal avdelingen omgående sende inn til NMHK kopi av protokoll for avholdte styremøter, samt særskilt rapport om større arrangement. Mangel på rapportering til HS og andre brudd på retningslinje vil kunne føre til utestenging fra klubbens fora.

Nedleggelse av avdelingen
Nedleggelse i henhold til klubbens lover, og eventuelle midler tilfaller hovedklubben.

Mini-Nytt
 Alle avdelinger har inntil 3 sider til disposisjon i hvert nummer, men det er selvfølgelig mulig å få dispensasjon fra dette dersom det er viktig saker som det må informeres om. Dette skal klareres med hovedstyret i forkant.
Alt stoff som berører de enkelte avdelinger sendes til redaktøren innen fristene. Redaktøren bekrefter alltid at stoff er mottatt.
Bladet skal være hyggelig og informativ lesning for alle våre medlemmer, og det er derfor en selvfølge at god presseetikk følges. Spalten skal ikke innholde stoff som kan forveksles med annonsering/reklame da dette skal faktureres. Ved tvil skal hovedstyret konsulteres. Det skal bestrebes at innholdet er så variert som mulig.

Web-sider
 NMHK har opprettet egne webdomener til avdelingene med plass til 50mb og siden styres/vedlikeholdes av webansvarlig oppnevnt av avdelingsstyret. Kun web-sider som ligger på NMHKs domene: nmhk.net godkjennes av hovedstyret som avdelingenes offisielle side. Sidene skal inneholde NMHKs logo og flagglink til klubbens hovedsponsor.

Offisielt tilgjengelige dokumenter/artikler skal linkes til, ikke kopieres og lastes opp som egne dokument. Da vil eventuelle endringer alltid være oppdatert. Sidene skal være hyggelig og informativ lesning for alle våre medlemmer, og det er derfor en selvfølge at god presseetikk følges. Ved tvil skal hovedstyret konsulteres. Det skal bestrebes at innholdet er så variert som mulig. Raserelaterte annonser/linker er tillatt og inntekten tilfaller avdelingen. Oppdrettere/hanhundeiere som skal ha linker/stå på lister, forplikter seg til å følge, de til enhver tid gjeldene etiske retningslinjer og anbefalinger for avl og oppdrett for rasene.